ARChive
الموجز
أرشيف ورقي يعرف أخيرًا أين كل شيء: 14,525 ملف طالب متتبَّع حتى الخزانة والدرج بالضبط، ممسوح بتقنية OCR، ويُستعار برمز QR.
كان لدى قسم التسجيل في الجامعة 14,525 ملف طالب ورقيًا، دون طريقة موثوقة لمعرفة مكان الملف، أو اكتماله، أو من استعاره ومتى يعيده.
ما بنيتُه
نظام تشغيل لأرشيف المستندات: لكل ملف ورقي سجلّ رقمي، وموقع حتى الخزانة والدرج، ودرجة اكتمال وحالة. يمسح الموظفون المستندات عبر خط OCR، ويستعير أعضاء هيئة التدريس الملفات بمسح رمز QR، مع مواعيد استحقاق وتذكيرات تأخّر وسجلّ إرجاع كامل.
استعارة برمز QR، محاسبة حتى الساعة
يستعير أعضاء هيئة التدريس الملفات بمسح رمز QR: تُسنَد لمدة محددة، ويُطبع إيصال، وتذكيرات التأخّر على بُعد نقرة.
لكل ملف عنوان
كل الملفات الـ14,525 تحمل موقعًا فعليًا حتى الخزانة والدرج، ودرجة اكتمال، وحالة، فلا يعود العثور على ملف رحلة استكشاف.
نسخ احتياطي بنقاط استعادة
جداول تلقائية تدفع اللقطات إلى عقد تخزين أساسية وثانوية، فالأرشيف الذي يتتبّع كل شيء قابلٌ هو نفسه للاستعادة.
أدوار، لا كلمات مرور متداولة
الأرشيفيون وهيئة التدريس والإدارة، لكلٍّ صلاحيات دوره بالضبط، يفرضها النظام وتُسجَّل في الأثر.
الجزء الصعب
جسر بين المادي والرقمي: استعارة وإرجاع الملفات الورقية برمز QR مع مُدد ومواعيد استحقاق؛ وخط مسح OCR بطابور معالجة؛ وتتبّع تأخّر وتذكيرات؛ وصلاحيات بأدوار للأرشيفيين وهيئة التدريس والإدارة؛ ونظام نسخ احتياطي تلقائي بعقد أساسية وثانوية ونقاط استعادة.
النتيجة
صار الأرشيف يعرف مكان كل شيء: 14,525 ملفًا متتبَّعًا، واستعارة محاسبة حتى الساعة، والنظام كله منسوخ احتياطيًا تلقائيًا مع نقاط استعادة.
14,525 ملفًا متتبَّعًا حتى الخزانة والدرج.
استعارة محاسبة حتى الساعة.
النظام كله منسوخ تلقائيًا مع نقاط استعادة.
مبنيّ بالكامل
